ZUGFeRD

Rund 32 Milliarden Rechnungen werden jährlich in Deutschland ausgetauscht. Der Anteil elektronischer Rechnungen am gesamten Rechnungsaufkommen in Deutschland beträgt jedoch zurzeit weniger als 10 Prozent. Jetzt soll ein neues Datenmodell elektronischen Rechnungen zum Durchbruch verhelfen.

Unter dem Kürzel ZUGFeRD („Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“) haben die Bundesministererien für Inneres sowie für Wirtschaft und Energie und der BITKOM ("Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e. V.") vor wenigen Wochen ein neues Standardformat für elektronische Rechnungen bekannt gegeben. ZUGFeRD soll den Empfängern von Rechnungen erhebliche Einsparungen bei der Verarbeitung von Eingangsrechnungen ermöglichen, ohne beim Versender zusätzliche Kosten zu erzeugen. Dabei sollen E-Rechnungen künftig automatisch verbucht und weiterverarbeitet werden können.

Technisch betrachtet werden bei dieser neuen Form elektronischer Rechnungen alle wesentlichen Informationen des Beleges wie Rechnungssteller oder Rechnungsbetrag als XML-Code an ein äußerlich gewöhnliches PDF-Dokument angehängt. Für die Rechnungsempfänger und ihre steuerlichen Berater bringt dies Vorteile mit sich: Die hinterlegten Informationen fließen automatisch in die Buchhaltung ein. Zudem werden Erkennungsfehler, die sich bisher z. B. aus schlecht lesbaren PDF-Bildern ergaben, ausgeschlossen.

Viele Rechnungsprogramme können zwar schon bisher eine Rechnung als PDF-Datei erstellen und per E-Mail versenden. Das Programm holt sich die Empfänger-Mailadresse aus dem Kundenstamm und verschickt die Rechnung entweder automatisch mit einem Standardtext oder es öffnet das Mailprogramm und der Anwender kann die Rechnung mit einem individuellen Text versenden. Rechnungsprogramme mit vollintegrierter ZUGFeRD-Unterstützung erstellen jedoch eine um die ZUGFeRD-Informationen angereicherte PDF-Datei. Nach dem Versand erfolgt die Ablage der Rechnung im elektronischen Archiv. Das alles geschieht im Hintergrund, für den Anwender ändert sich nichts.

Für Rechnungsprogramme, die ZUGFeRD noch nicht unterstützen, sowie für Versender, die Rechnungen mit Word oder Excel schreiben, gibt es Zusatzprogramme, die beim Drucken der Rechnung eine ZUGFeRD-Datei erzeugen und diese versenden.

Mit dem Datenformat des ZUGFeRD wird eine Lücke der Datenformate geschlossen, die es auch kleineren Unternehmen ermöglichen wird, Rechnungen besonders günstig auszutauschen. Es ist kein zusätzlicher Übertragungskanal erforderlich, da die Rechnungen in dem neuen Standard, z.B. als E-Mail Attachement, verschickt werden können. Das Format hat das Potenzial den Durchbruch der E-Rechnung zu beschleunigen und erhebliche Einsparungen im Prozess der Rechnungsbearbeitung zu ermöglichen. Studien haben ergeben, dass ein Unternehmen, das das ZUGFeRD-Datenmodell auf der Rechnungsausgangsseite bereits einsetzt, die Kosten um durchschnittlich 60 Prozent je Rechnung senken kann. Darüber hinaus werden Rechnungen im Durchschnitt 5,3 Tage früher bezahlt.

Jeder Unternehmer sollte deshalb prüfen, ob die Einführung des Datenformats ZUGFeRD für ihn sinnvoll ist.