Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern
Bedeutung des BMF-Schreibens vom 14. November 2014
Bereits am 14. November 2014 wurde vom BMF ein ausführliches Schreiben über die GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) erlassen (BMF IV A4 – S 0316/13/10003). Im Folgenden werden die wichtigsten Vorgaben noch einmal kurz zusammengefasst. Die Praxis zeigt, dass diese von einer Vielzahl von Steuerpflichtigen noch immer nicht verinnerlicht wurden, obwohl eine Nichtbeachtung erhebliche steuerliche Nachteile mit sich bringen kann.
- Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
Unter Verweis auf § 145 AO sowie § 238 (1) Satz 2 HGB wird in den GoBD die Pflicht zur Verfahrensdokumentation aufgestellt. Es wird das Erfordernis einer progressiven und retrograden Prüfbarkeit der elektronischen Bücher vom Beleg bis in den Jahresabschluss und zurück festgelegt, um in jedem Verfahrensschritt eine eindeutige Prüfung der Erfüllung der GoB (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung) zu ermöglichen.
- Vollständigkeit und Richtigkeit
Alle Geschäftsfälle sind vollzählig und lückenlos aufzuzeichnen. Besondere Brisanz im Hinblick auf das Vollständigkeitsgebot birgt das Thema Kassenführung. Richtigkeit bedeutet, dass Fehleingaben in einem Kassensystem zwar storniert werden können. Jedoch ist die Stornierung ebenfalls dokumentationspflichtig.
- Buchungen und Aufzeichnungen müssen zeitgerecht stattfinden
Der Grundsatz der zeitgerechten Verbuchung ergibt sich aus § 239 (2) HGB sowie § 146 (1) AO. Nach den neuen Auslegungen der Finanzverwaltung gelten diese Vorschriften nicht nur für Steuerpflichtige, die ihren Gewinn durch Betriebsvermögensvergleich ermitteln, sondern auch für die Gewinnermittlung durch Einnahmen-Überschussrechnung. Zu unterscheiden sind hier die Aufzeichnungen in Haupt- und Nebenbüchern. Aufzeichnungen haben laufend und zeitnah zu erfolgen. Durch organisatorische Vorkehrungen ist sicherzustellen, dass keine Unterlagen bis zur Erfassung verloren gehen.
- Ordnung, Unverlierbarkeit, Auffindbarkeit
Buchungen müssen einzeln und sachlich geordnet nach Konten dargestellt und unverzüglich lesbar gemacht werden können.
- Unveränderbarkeit
Unveränderbarkeit bedeutet, dass die Aufzeichnungen der Geschäftsvorfälle nur geändert werden dürfen, wenn dies ausreichend dokumentiert wird.
- Datenzugriff Finanzamt
Bei Prüfungen sind dem Finanzamt sämtliche Daten zur Verfügung zu stellen. Daten, die elektronisch aufbewahrt werden, müssen vom Finanzamt ausgelesen werden können. Besonders bei einer elektronischen Registrierkasse wird dies verstärkt erfolgen.
Generell ist die Einhaltung der GoBD durch Verfahrensdokumentationen und interne Kontrollsysteme sicherzustellen.