Digitale Prozessoptimierung in der Steuerberatung

Die GoBD-Falle

Das Bundesfinanzministerium hat vor zwei Jahren die sogenannten „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) veröffentlicht.

Die GoBD gelten seit 2015 und die Betriebsprüfungen, in denen die GoBD-Konformität der Buchhaltung unter die Lupe genommen wird, laufen jetzt unter Hochdruck an. Unternehmen droht bei der nächsten Betriebsprüfung Ungemach, wenn sie diese Grundsätze zur ordnungsgemäßen Buchführung nicht umgesetzt haben.

Vorgaben der GoBD

Die Grundsätze verpflichten Unternehmen dazu, alle elektronischen Geschäftsprozesse umfassend zu beschreiben und revisionssicher zu gestalten. Das bedeutet zum Beispiel, dass Unternehmen ihre Dokumente so speichern müssen, dass die Dateien nicht mehr verändert werden können. Darüber hinaus besteht die Notwendigkeit zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation für den Prozess der Finanzbuchhaltung.

Unternehmen müssen die Vorschriften zur Revisionssicherheit auch für die sogenannten Vorsysteme erfüllen. Sie müssen dafür Informationen auffindbar, nachvollziehbar und vor
allem unveränderbar und verfälschungsssicher archivieren. Das gilt für alle Haupt- und Vorsysteme. Das sind beispielsweise Programme, mit denen Handwerker ihre Angebote schreiben. Auch Warenwirtschaftssysteme gehören dazu - die Pflicht betrifft also im Grunde alles, was im Unternehmen mit dem laufenden Geschäft in Berührung kommt.

Neben Buchhaltung und Vorsystemen gilt die Revisionssicherheit auch für den geschäftlichen E-Mail-Verkehr. Immer dann, wenn eine E-Mail einen Geschäftsbrief ersetzt oder als Beleg für eine Buchung gilt, muss sie GoBD-gerecht archiviert werden. Für jede verschickte E-Mail, die für das Rechnungssystem relevant ist, ist diese in einem Dokument- Management-System abzuspeichern, also in einem System, das die Dokumente so archiviert, dass sie nicht mehr verändert werden können. Die Ablage von Daten und elektronischen Dokumenten in einem Dateisystem erfüllt die Anforderungen der Unveränderbarkeit regelmäßig nicht, soweit nicht zusätzliche Maßnahmen ergriffen werden, die eine Unveränderbarkeit gewährleisten.

Unternehmen müssen ihre Geschäftsvorfälle zeitnah erfassen. Gerade bei Mandantenunterlagen, die zum Teil nur vierteljährlich oder jährlich verbucht wurden, gilt es zukünftig für eine zeitnahe Erfassung der Geschäftsvorfälle Sorge zu tragen.

Darüber hinaus müssen die gesamten Geschäftsabläufe und Prozesse im Rahmen einer Verfahrensdokumentation beschrieben werden, d. h. der gesamte organisatorische und technische Prozess muss für einen Betriebsprüfer nachvollziehbar dokumentiert sein.

Im Einzelhandel bedeutet das z. B., dass für alle Kassen die Bedienungsanleitungen und Programmierprotokolle vorliegen müssen.

Steuerrelevante Daten müssen die Kassensysteme zehn Jahre lang speichern. Betriebe müssen zudem auflisten, welche Registrierkassen im Einsatz sind, wer Zugriff auf sie hat, und ob und inwieweit Unternehmen ihre Registrierkassen neu programmiert haben.

Rechtfolgen bei der Betriebsprüfung

Neben materiellen Mängeln prüfen die Betriebsprüfer zukünftig auch die Prozessabläufe selbst und ihre Dokumentation, d.h. formelle Mängel. Ergeben sich formelle Mängel steht es der Finanzverwaltung frei, Hinzuschätzungen vorzunehmen, auch wenn sich materielle Fehler nicht ergeben. Dies kann zu empfindlichen Steuernachzahlungen führen.

Digitale Prozessoptimierung

Neben entsprechenden Finanzbuchhaltungsprogrammen, die GoBD-konform sind, bedarf es des Einsatzes von GoBD-konformen, d. h. revisionssicheren DMS-Systemen.

Eine Verfahrensdokumentation kann in einem prozessunterstützenden Qualitätsmanagementsystem vorgenommen werden, das mit den Leistungsprozessen des Unternehmens verknüpft ist.

Die neuen Grundsätze mögen als weiterer Bürokratismus betrachtet werden, führen aber im Endeffekt zu einer digitalen Prozessoptimierung im Unternehmen selbst.

Um innerbetriebliche Prozessabläufe zu optimieren, bedarf es eines nicht unerheblichen zeitlichen Vorlaufs vom Projektplan bis zur Umsetzung und Mitarbeiter-Schulung und einer entsprechenden Neuausstattung von Soft- und Hardware, die GoBD-konform ist.

Die Aufgaben und Probleme, die es im Rahmen der Einführung der GoBD im Unternehmen bedarf, sind vielschichtig. Nur mit einem Wissensmanagement und einem Austausch von Wissen in Netzwerken können diese neuen Prozesse implementiert werden.

Gerne werden wir ein Teil Ihres Netzwerkes in Zeiten, in denen die Digitalisierung eine dynamische Marktanpassung erfordert.