Kassen-Nachschau ab 01.01.2018

Hierauf müssen sich Steuerpflichtige einstellen

Nach dem Gesetzeswortlaut ist die Kassen-Nachschau eine zeitnahe Prüfung zur Überprüfung der Kassenaufzeichnungen und deren ordnungsgemäße Übernahme in die Buchführung.

Über den Inhalt der Rechte und Pflichten bei der Kassen-Nachschau besteht mangels entsprechender Verwaltungsanweisungen des Bundes allgemein noch Unklarheit. Gleichwohl sollte der Steuerpflichtige damit rechnen, dass die Finanzverwaltung in 2018 Kassen-Nachschauen durchführen wird. Spätestens bei der Kassen-Nachschau werden insbesondere alle diejenigen Unternehmer identifiziert, die das Kassenbuch zeitlich versetzt und damit verspätet (zu spät) schreiben.

Gründe für eine Kassen-Nachschau

Es gibt eine Vielzahl von Anlässen für die Finanzverwaltung, eine Kassen-Nachschau durchzuführen, z.B.:

Betriebseröffnung,
Kontrollmitteilungen,
Auffälligkeiten beim internen Betriebsvergleich,
Branchenerfahrungen,
Testkäufe mit auffälligen Rechnungen,
Zufallsauswahl.

Betriebe in bargeldintensiven Branchen wie Apotheken, Bäckereien, Einzelhandel, Friseure oder Gastronomie stehen im Fokus der Finanzverwaltung.

Auch Betriebe mit manueller Kassenführung bzw. einer Kassenführung mittels „offener Ladenkasse“ werden häufiger damit rechnen müssen, dass Amtsträger zur Durchführung einer Kassen-Nachschau erscheinen.

Prüfung der Kassen-Technik und Kassenführung

Zum einen werden im Rahmen der Kassen-Nachschau die technischen Formen der Kassenführung geprüft, so z.B.:

Elektronische Aufzeichnungssysteme i.S. des § 1 KassenSichV, also elektronische (proprietäre) Kassensysteme oder computergestützte Kassensysteme wie App-Kassensysteme oder Waagen mit Registrierkassenfunktion,
Taxameter und Wegstreckenzähler,
Geldspielgeräte.

Zum anderen werden bei einer Kassen-Nachschau auch die manuellen Formen der Kassenführung überprüft:

„offene Ladenkasse“ mit summarischer – retrograder – Ermittlung der Kasseneinnahmen und Kassenausgaben,
manuelle Ladenkasse, d.h. ohne Nutzung technischer Geräte und mit Einzelaufzeichnung aller Kasseneinahmen und Kassenausgaben.

Prüfungszeiten und –orte

Nach § 146b Abs.1 AO dürfen die Amtsträger während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten (= Öffnungszeiten) Geschäftsgrundstücke oder Geschäftsräume von Steuerpflichten betreten um Sachverhalte festzustellen, die für die Besteuerung erheblich sein können. Somit können Kassen-Nachschauen auch abends (z.B. in der Gastronomie) oder nachts (z.B. in Discotheken) durchgeführt werden.

Prüfungsablauf

Zur Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen wird der Amtsträger die Steuerpflichtigen auffordern,

das elektronische Aufzeichnungssystem bzw. die anderen elektronischen Geräte zugänglich zu machen,
die Verfahrensdokumentation sowie andere Organisationsunterlagen auszuhändigen,
Einsichtnahme in die Aufzeichnungen und Bücher in elektronischer Form zu gewähren, die für die Besteuerung von Bedeutung sind,
die Aufzeichnungen und Bücher in elektronischer Form zwecks Prüfung an Amtsstelle zu überlassen,
Auskünfte zu Sachverhalten zu geben, die für die Besteuerung von Bedeutung sind,
die Aufzeichnungen der Vortage auszuhändigen sowie
die Möglichkeit einzuräumen, einen Kassensturz durchzuführen (insbesondere bei der manuellen Kassenführung bzw. bei der Kassenführung mittels „offener Ladenkasse“).

Rechte und Pflichten des Steuerpflichtigen

Die Steuerpflichtigen sind zur Mitwirkung verpflichtet, sobald sich der Amtsträger ausgewiesen hat. Danach müssen sie nach § 146b Abs. 2 AO auf Verlangen des Amtsträgers für einen vom Amtsträger bestimmten Zeitraum Einsichtnahme in ihre Aufzeichnungen oder Bücher in elektronischer (digitaler) Form gewähren. Auch Aufzeichnungen oder Bücher (z.B. Kassenbuch, Kassenberichte) auf Papier müssen zur Einsichtnahme vorgelegt werden.

Ebenfalls muss der Steuerpflichtige die Verfahrensdokumentation (Systembeschreibung) zum jeweils eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssystem vorlegen und Auskünfte erteilen.

Ergebnisse der Kassen-Nachschau

Obwohl im Gesetz nicht genau festgeschrieben, müssen die Steuerpflichtigen über das Ergebnis der Kassen-Nachschau informiert werden. Dazu werden die Ergebnisse schriftlich zusammengefasst. Die festgestellten formellen bzw. materiellen Mängel sind in einem „Mängelprotokoll“ festzuhalten. Die schriftlichen Prüfungsnotizen sind dem Steuerpflichtigen auszuhändigen.

Auch die Feststellung der formellen Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen ist mitzuteilen, da damit die sachliche Richtigkeit (§ 158 AO) der Kassenbuchführung einhergeht.

Bei erheblichen Feststellungen kann der betraute Amtsträger ohne Bekanntgabe einer Prüfungsanordnung zur Vollprüfung (= Außenprüfung) übergehen.

Betroffenen Steuerpflichtigen ist dringend anzuraten, zu überprüfen, ob die Kassenführung einer Kassen-Nachschau standhält.

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