Prozessoptimierung 4.0

Datenschutz

Wer nicht handelt, haftet!

Im Rahmen unserer Kolumne über Prozessoptimierung 4.0 in der Steuerberatung (Allgäuer Wirtschaftsmagazin) haben wir uns mit den ab Ende Mai europaweit geltenden verschärften Regeln für den Datenschutz beschäftigt.

Vom 25.05.2018 an kann jeder Bürger auf stärkere Datenschutzrechte pochen und sie einklagen. Behörden und Gerichte sind außerdem gesetzlich verpflichtet, die neue Datenschutzgrundverordnung anzuwenden und wenn nötig hohe Strafen zu verhängen.

Was ist die neue Datenschutzgrundverordnung?

Mit der Datenschutzgrundverordnung, kurz DSGVO, hat die Europäische Union die Regeln zur Verarbeitung personenbezogener Daten in den EU-Staaten vereinheitlicht. Die DSGVO findet immer dann Anwendung, wenn personenbezogene Daten verwendet werden. Sobald Daten von einer bestimmten oder auch nur bestimmbaren Person verarbeitet werden, gilt der Schutz der DSGVO. Eine Person wird als bestimmbar angesehen, wenn sie direkt oder indirekt, z.B. durch eine Telefonnummer oder eine Kundennummer identifiziert werden kann.

Welche Folgen hat die neue Datenschutzgrundverordnung?

Ein zentrales Thema ist die neue sogenannte Rechenschaftspflicht. Dies hat zur Folge, dass Unternehmen nicht nur verpflichtet sind, alle Vorgaben der neuen DSGVO einzuhalten, sondern dies auch zu belegen und zwar jederzeit und bei allen Bearbeitungsvorgängen. Die Datenverarbeitungsprozesse im Unternehmen sind deshalb laufend zu dokumentieren. Somit verlangt der Gesetzgeber eine weitere Dokumentation eines Prozessablaufes aus Datenschutzgesichtspunkten.

Eine Einhaltung der Vorgaben der neuen DSGVO lässt sich nur erreichen, wenn von der Geschäftsleitung über den Datenschutzbeauftragten bis zur Personalabteilung, zum Vertrieb, zum Marketing und zur IT-Abteilung ein entsprechendes Datenschutzmanagementsystem installiert wird.

In erster Linie stellt die Neugestaltung der DSGVO eine wesentliche Verschärfung sowohl der Anforderung an die Unternehmen, als auch der Sanktionen für die Pflichtverletzungen dar. Die Bußgelder, die drohen, sind empfindlich.

Mit dem Inkrafttreten am 25.05.2018 ist die DSGVO vor allen Dingen auch eine Chance, eigene digitale Prozesse im Unternehmen zu überdenken. Die DSGVO bringt ein weiteres hohes Maß an Bürokratisierung in unsere Unternehmen. Richtig betrachtet stellt die Verbesserung des Datenschutzes jedoch vor allem eine Investition in das Vertrauen der Kunden und somit auch in die wirtschaftliche Zukunft unserer Unternehmen dar.

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