Welche Steuerunterlagen können 2019 entsorgt werden?

Aufbewahrungspflichten für Unternehmer

Für die Frage, wie lange Unterlagen aufzubewahren sind, kann man sich wie folgt orientieren:

Dienten die Unterlagen als Buchungsgrundlage, gilt eine 10-jährige Aufbewahrungsfrist, ansonsten eine von 6 Jahren. Im Zweifel sollten die Unterlagen deshalb 10 Jahre aufbewahrt werden.

Zu berücksichtigen ist jedoch, dass die 10-jährige Aufbewahrungsfrist nur unter der Voraussetzung gilt, dass auch alle Steuerbescheide des betreffenden Jahres bestandskräftig sind.

Gilt die 10-jährige Aufbewahrungsfrist, ist bei der Ermittlung des richtigen Zeitpunktes der Entsorgung jedoch Vorsicht geboten. Die betreffenden Unterlagen und Quittungen aus 2008 können nämlich nicht automatisch mit Ablauf des Jahres 2018 entsorgt werden. Es gilt folgender Grundsatz:

Wurden beispielsweise im Jahr 2008 die letzten Buchungen für das Jahr 2006 gemacht und der Jahresabschluss erstellt, sieht die Berechnung für die zehnjährige Aufbewahrungspflicht wie folgt aus: 

• Beginn der Aufbewahrungsfrist: 31. Dezember 2008
• Aufbewahrungsverpflichtung: 10 Jahre
• Erlaubte Entsorgung der Unterlagen für 2006 ab: 1. Januar 2019

 
Aufbewahrungspflichten für Privatpersonen

Für die meisten Steuerbürger gilt, dass sie Belege grundsätzlich bis zum Ablauf der Einspruchsfrist (endet einen Monat nach Erhalt des Steuerbescheids) und nach Einlegung eines Einspruchs oder einer Klage bis zum endgültigen Abschluss des Verfahrens aufbewahren sollten. Belege, die für mehrere Jahre von Bedeutung sind (z.B. ärztliche Atteste) sollten entsprechend länger aufbewahrt werden. Sollte der Steuerbescheid unter dem Vorbehalt der Nachprüfung stehen oder vorläufig sein, sollten die Belege ebenfalls aufbewahrt werden (Angaben hierzu finden sich in den Erläuterungstexten am Ende des Steuerbescheids).
Zu beachten ist, dass der Gesetzgeber eine 2-jährige Aufbewahrungspflicht für Unterlagen, die im Zusammenhang mit der Bekämpfung von Schwarzarbeit stehen, eingeführt hat.
Eine besondere Regelung gilt auch für Zuwendungsnachweise, also Bescheinigungen für Spenden und Mitgliedsbeiträge an als gemeinnützig anerkannte Vereine und Einrichtungen. Diese müssen bis zu einem Jahr nach Bekanntgabe des Steuerbescheids aufbewahrt werden, wenn sie nicht zuvor vom Finanzamt angefordert wurden.
 
Darüber hinaus müssen Privatpersonen weitere Belege aufbewahren. Für Leistungen, die im Zusammenhang mit einem Grundstück stehen, sind Rechnungen für die Dauer von zwei Jahren aufzubewahren. Das können beispielsweise Handwerkerleistungen oder haushaltsnahe Dienstleistungen sein. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist.
Einnahmen aus dem Betrieb einer Photovoltaikanlage gehören zu den Einkünften aus Gewerbebetrieb. Dementsprechend gilt auch für Betreiber einer Photovoltaikanlage, die Strom in das öffentliche Stromnetz einspeisen, eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren für die zugehörigen Unterlagen.
Haben Steuerbürger Überschusseinkünfte (d.h. als Arbeitnehmer aus Vermietung und Verpachtung oder sonstige Einkünfte), die in der Summe höher als 500.000 Euro pro Jahr sind, so müssen Belege und Aufzeichnungen in diesem Zusammenhang grundsätzlich sechs Jahre aufbewahrt werden.
Das gleiche gilt seit dem Jahr 2018 auch für Steuerpflichtige, die allein oder zusammen mit nahestehenden Personen unmittelbar oder mittelbar einen beherrschenden oder bestimmenden Einfluss auf gesellschaftsrechtliche, finanzielle oder geschäftliche Angelegenheiten einer Drittstaat-Gesellschaft ausüben können.
Jedem Steuerpflichtigen kann nur dringend geraten werden, seinen Aufbewahrungspflichten nach zu kommen. Andernfalls drohen erhebliche steuerliche Nachteile.