Belegausgabepflicht ab 2020

Mit dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22. Dezember 2016 hat der Gesetzgeber neue Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung geschaffen, die ab dem 1.Januar 2020 zu erfüllen sind.

Im Rahmen des Kassengesetzes wurde per 1. Januar 2020 eine Belegausgabeverpflichtung (= Bonpflicht) für alle elektronischen Kassen eingeführt. Wer mit elektronischen Kassensystemen arbeitet, muss jedem Kunden und Gast in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang mit dem Geschäftsvorfall einen Beleg über den Geschäftsvorfall zur Verfügung stellen (Belegausgabepflicht).

Die ursprünglich damit im Zusammenhang stehende Anforderung an die Ausstattung der elektronischen Kassen mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) sowie die Meldepflicht hinsichtlich Kasse und der dazugehörigen TSE ans Finanzamt wurden mangels rechtzeitiger Zertifizierung bis zum 1. Oktober 2020 ausgesetzt.

Wer ist von der Belegausgabepflicht betroffen:

1. Die Bonierungspflicht besteht nur für elektronische Aufzeichnungssysteme (= Registrierkassen).
2. Für sogenannte offene Ladenkassen (Schubladen, Kasten ohne Registrierung etc.) besteht keine Belegausgabepflicht.

Zu beachten ist aber, dass es keine Verpflichtung gibt, ein bestimmtes Kassensystem zu verwenden.

Form der Bereitstellung des Belegs

• Der Beleg kann in Papierform ausgegeben werden. Das Angebot an den Kunden zur Belegentgegennahme reicht aus, wenn der Beleg zuvor erstellt und ausgedruckt wurde. Eine Verpflichtung für den Kunden den Beleg mitzunehmen besteht nicht.

• Sofern der Kunde zustimmt, kann der Beleg elektronisch ausgegeben werden. Eine elektronische Belegausgabe muss in einem standardisierten Datenformat (z.B. JPG, PNG oder PDF) erfolgen, d.h. der Empfang und die Sichtbarmachung eines elektronischen Beleges auf dem Endgerät des Kunden müssen mit einer kostenfreien Standardsoftware möglich sein. Auf den Übertragungsweg bei der Übermittlung der Daten kommt es nicht an. Nicht ausreichend ist lediglich die Sichtbarmachung eines Beleges an einem Bildschirm des Unternehmers (Terminal/Kassendisplay).

Inhalte des Belegs

Durch die Kassensicherungsverordnung sind die Mindestangaben für einen Kassenbeleg konkretisiert worden. Danach muss ein Beleg mindestens folgende Angaben enthalten:

• Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
• Datum des Umsatzes
• Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung
• Entgelt und Steuerbetrag bzw. Steuersatz
• Betrag je Zahlungsart
• Zeitpunkt des Beginns und Endes der Abrechnung
• Transaktionsnummer
• Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder Sicherheitsmoduls
• Signaturzähler
• Prüfwert

Die kursiv dargestellten Daten können erst mit Einführung der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) angegeben werden. Das Fehlen dieser Angabe ist für die Belegausgabepflicht unerheblich. Bis zum 30. September 2020 wird vom Finanzamt der Beleg ohne die kursiv markierten Daten nicht beanstandet.

 
Befreiung von der Belegausgabeverpflichtung

Grundsätzlich kann bei einem Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen auf Antrag und mit Zustimmung der zuständigen Behörde nach § 148 AO aus Zumutbarkeitsgründen nach pflichtgemäßem Ermessen von einer Belegausgabepflicht abgesehen werden (§ 146a Abs. 2 S. 2 AO). Die Möglichkeit der Befreiung besteht unter den gleichen Voraussetzungen auch bei Dienstleistungen.

Bei der Entscheidung, ob eine Befreiung von der Belegausgabepflicht erteilt werden kann, kommt es bei der von der Finanzbehörde zu treffenden Ermessensentscheidung auf die Umstände des Einzelfalles an. Eine Befreiung ist nur möglich, wenn allein durch die Belegausgabe nachweislich eine sachliche oder persönliche Härte für den einzelnen Unternehmer besteht. Die mit der Belegausgabepflicht entstehenden Kosten stellen für sich alleine keine sachliche Härte im Sinne des § 148 AO dar. Zudem setzt die Befreiung von der Belegausgabepflicht voraus, dass durch die Unterdrückung der Belegausgabe die Funktion der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung nicht eingeschränkt wird.

Die Befreiung von der Belegausgabepflicht nach § 146a Abs. 2 AO entbindet den Unternehmer nicht von dem Anspruch des Kunden auf die Ausstellung einer Quittung (§ 368 BGB), einer Rechnung (vgl. §§14, 14a, 14b UStG) oder anderen Belegen (z.B. §144 Abs.4 AO).

Auch wenn die Belegausgabepflicht seitens der Wirtschaft stark kritisiert wird, müssen die gesetzlichen Vorgaben zwingend eingehalten werden.