GoBD

Seit Anfang des Jahres gelten die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Daten-zugriff, kurz GoBD.

Die GoBD konkretisieren die Ordnungsmäßigkeitsanforderungen der Finanzverwaltung an den Einsatz von IT bei der Buchführung und bei sonstigen Aufzeichnungen. Sie umfassen auch die Vor- und Nebensysteme der Buchführung bzw. Aufzeichnungen (z.B. Material- und Warenwirtschaft, Lohnabrechnungen, Zeiterfassung).

Nach dem Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit müssen Buchführungs- und Aufzeichnungsverfahren nachvollziehbar sein. In der Verfahrensdokumentation ist neben Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnis des DV-Verfahrens (Datenverarbeitungsverfahrens) auch der Umgang mit elektronischen Belegen, die Kontrolle der Unveränderbarkeit, die Beschrei-bung des internen Kontrollsystems (IKS) und des Datensicherungskonzepts aufzuführen. Al-lerdings hängt der Umfang der Verfahrensdokumentation von den Umständen des Einzelfalls, insb. von Komplexität und Diversifikation der Geschäftstätigkeit sowie der Organisationsstruk-tur des Unternehmens ab.

Im Grunde galt dies auch bislang schon, aber die GoBD machen noch einmal deutlich, dass elektronische Rechnungen, die ein Unternehmen erhält, unbedingt im Originalformat aufzu-bewahren sind. Die E-Mail, die die Rechnung übermittelt, darf dagegen gelöscht werden. Bei einer elektronisch empfangenen oder gestellten Rechnung genügt keineswegs ein Papieraus-druck. Korrekt ist nur, die Datei so zu archivieren, dass sie unveränderbar ist. Das ist nicht der Fall bei word-, excel- oder einfachen pdf-Formaten, die schlicht in einer Ordnerstruktur auf der Festplatte abgelegt werden. Revisionssicher archivieren Unternehmen ihre elektronischen Belege zum Beispiel in einem Dokumentenmanagementsystem – DMS –, das sämtliche Ver-änderungen und Versionen dokumentiert, durch das regelmäßige Sichern auf externen Da-tenträgern oder einen dokumentierten Zugriffsschutz.

Fraglich war zunächst, wie der Begriff „Erfassung“ auszulegen ist. Dadurch, dass diese zeit-nah zu erledigen ist, wurde diskutiert, ob überhaupt nicht mehr quartals- oder gar jahresweise gebucht werden kann. Wie die Finanzverwaltung inzwischen klargestellt hat, ist eine quartals-weise oder Jahresbuchung jedoch weiterhin möglich und schlichtweg an die Voraussetzung gebunden, dass die Belege dagegen bis dahin unveränderbar, zeitgerecht, richtig, geordnet und vollständig erfasst wurden. Das gewährleisten Unternehmer in der Papierwelt etwa durch die Ablage in besonderen Mappen oder Ordnern, durch eine fortlaufende Nummerierung oder ein Rechnungseingangsbuch.

Werden bereits Buchungen digital (vor-)erfasst, müssen sie lediglich zu einem bestimmten Zeitpunkt – als Orientierung dient die Frist zur Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung – festgeschrieben werden. Einige Softwarehersteller haben angekündigt, dies in ihren Programmen so umzusetzen, dass der Nutzer dazu automatisch aufgefordert wird und dies auch nicht umgehen kann. Jede nachträgliche Änderung wird dann protokolliert. Die Pflicht dazu besteht im Übrigen bereits von der ersten Eingabe an auch dann, wenn Unternehmen ihren Rechnungseingang in einem digitalen Rechnungseingangsbuch erfassen.

Die Regelungen gelten sowohl für die doppelte Buchführung als auch explizit für sonstige Aufzeichnungen steuerrelevanter Daten. Galt bislang, dass kleine und kleinste Unternehmen Erleichterungen bei der Gewinnermittlung genießen, so trifft dies künftig für die Buchführung nicht mehr zu, da die GoBD auch für Einnahmeüberschussrechner gelten. Die betroffenen Steuerpflichtigen sollten deshalb streng beachten, dass die Vorgaben der GoBD eingehalten werden.